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業務連絡にLINEを使う会社、ヤバい？！-危機管理の意識が欠如-

コラム
それはダメ！

会社の業務連絡として、LINEを使用しているところは珍しくありません。

なかには、「本当は嫌だけど、仕方なくLINEを使っている」という方もいることでしょう。

また、「LINEには抵抗があって、連絡手段はメールで押し通している」という方もいるかもありません。

LINEで業務連絡をすることが便利だと感じる人たちがいるところ、LINE否定派もいるわけなんですね。

はたして業務連絡にLINEを使うことはいいことなのか、それともよくないことなのか…。

そこでよくよく考えると、業務連絡にLINEを使用するのはメリットよりも、デメリットのほうが大きいことに気づくことでしょう。

このデメリットに気づいている賢い人は、「業務連絡をLINEでするなんてとんでもない、そんな会社はヤバい」と考えているわけです。

それでは業務連絡にLINEを使っている会社はヤバいと思われる、その理由を紹介していきます。

情報漏えいの危険性が高い

業務で使用する連絡ツールは、機密性が高いものがおすすめとされています。

なぜなら大切なお客さまの個人情報や、社外秘にしなければならない極秘情報が他者に知れ渡ってしまうと、会社に不利益が生じてしまうからです。

しかし LINEは、情報漏えいの危険性が高いツール であるとされています。

スマホの危険性LINEの内容はいつ流出するかわからない

有名人のLINE流出なんかは、情報漏えいの危険性を示す典型的な例ですね。

当然ながらやり取りをしている当人たちは、いったいどこから情報が漏れてしまったのか、さっぱりわからないわけです。

とはいえ、流出した内容がくだらない日常会話であれば、流出したところでさほど問題にはなりません。

ところが万が一 業務内容が流出してしまうと、大問題に発展 してしまいます。

そして、いったん流出してしまうと、どこの誰がその内容を見ているかを特定することは不可能です。

このことが会社にとって致命的なダメージを与えることにも、最悪なりかねません。

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まともな会社の経営陣は、LINEは情報漏えいの危険性が高いツールだと認識しています。

そのため、業務連絡にLINEは使用禁止としていることも珍しくありません。

つまり LINEを業務連絡に使用している会社は、危機管理の意識が欠如している と判断できるでしょう。

グループラインはパワハラの引き金に

業務連絡でLINEを使用するとなれば、店や部署によってグループが作られるのが一般的です。

グループラインは大人数での情報共有が簡単に取扱いますから、とても便利だと感じる人も多いことでしょう。

ところがグループラインは、一歩間違えればパワハラの温床となりかねないのです。

たとえば、グループライン内で特定の人物に対して注意や指導をすれば、公開処刑とみなされてしまうケースも珍しくありません。

というのもグループラインですから、参加メンバーの全員がその内容を目にすることになりますが、それによって注意された人物はいわゆる「さらし者」になってしまうのです。

注意や指導を個人に行うのであれば、一対一で行えばいいだけのこと。

わざわざグループラインに書き込んでしまえば、相手は当然みじめな思いをするに決まっています。

パワハラは主観で不快だと思えば成立するものなので、いくらそんな気じゃなかったと言っても取り返しがつきません。

以上のように 業務連絡にグループラインを使うと、パワハラを引き起こしかねない わけです。

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会社側はパワハラなどのハラスメントに対して、その発生を防止しなければならない義務があります。

いわゆるパワハラ防止法という法律ですが、この法律を企業は遵守しなければなりません。

そのため今どき 業務連絡にLINEを使っている会社は、LINEに使用することがパワハラのリスクを高めるということもわからない、低レベルな会社 だと言えるでしょう。

重要事項を見逃してしまうことも

LINEはチャット形式で会話が表示されるため、リアルタイムではテンポよくやり取りすることができます。

特にグループラインで複数の人数とやり取りしていても、誰がどんな発言をしたのか、ひとつの画面上ですぐにわかるようになっています。

かたやメールの場合は複数人とやり取りをしていると、すぐにメールのフォルダが溜まってしまいますし、なによりとても見にくさを感じるもの。

メールは一件一件、中身を開かなければ内容がわからないというのも、LINEに慣れてしまうと不便に思うようになってきますよね。

一見するとメールよりLINEのほうが、やり取りする上で優れているように錯覚してしまいがち。

ところが実はLINEよりメールのほうが、業務連絡という点においては適しているのです。

その理由はずばり、LINEの特徴であるチャットのような表示より、メールのように個別で表示されるほうが、重要事項を見逃さずにすむからです。

たしかにチャット形式のLINEでは、会話の内容がひと目でわかりますし、前後の流れもわかりやすいと言えるでしょう。

しかし、複数人が一斉にリアルタイムで発言をしていると、その内容はすぐに流れていってしまいます。

何十人も参加しているグループだと、自分が発言しようと思ったときもう別の話題に切り替わっていた、ということだってあるのです。

ですから、 業務についての重要事項が決まったとしても、流れの早いLINE上では見過されてしまいかねません 。

また、そのときリアルタイムでグループラインに参加していなかった人は、ログを一から十まで見返さなければなりません。

長いログのいったいどの部分に重要事項が書いてあるのかを探すのは、時間と手間のムダとなります。

その反面メールだと件名を見て、自分に関係のないものはスルーすればいいだけですから、余計な時間を取られずにすみます。

本来LINEは業務連絡に使用することを想定されていませんから、やはり業務連絡としてのツールには適さないわけで…。

業務連絡には、メールはもちろんですが業務用に開発されたツールがたくさんあるので、まともな企業はそのようなツールを用いています。

ですから、 大切な重要事項を連絡するツールにあえてLINEを採用している企業は、意識が低い といわざるをえませんね。

LINEしていない人には情報共有しない

LINEは手軽さと便利さから、年代や性別を問わず多くの人が愛用するツールとなっています。

そのためスマホを持っている人は、当然LINEをしていると思われるのが一般的です。

そして会社の業務連絡ツールとしても、大多数の人が利用しているLINEを使う、という流れになるわけです。

とはいえ、従業員の全員がLINEを使っているわけではありません。

ガラケーでLINEができない人や、スマホだけど職場の人にはLINEを教えたくない人など、さまざまな人が存在しています。

そのような、LINEで業務連絡が取れない従業員に対しては、会社はメールなど他の手段で連絡をとることになります。

悩む女性LINEしてない人には、何も教えてくれない時代

ところが、LINEに慣れた多くの人は、少数の人たちへわざわざ別の手段で連絡を取るのが面倒だと思いがち。

LINEでつながっているメンバーだけに連絡し、LINEしていない人をのけ者にすることも珍しくありません。

そうして LINEしていない人にだけ情報共有が行われず、業務に支障をきたしてしまうこともしばしば 。

参考記事

→どうして教えてくれないの？情報共有しない人の心理

ちなみに、レベルの低い会社ほどこのようなLINE差別がよく行われています。

LINEはあくまでアプリの一つに過ぎないため、業務に必要だからといっても、従業員に強制的にインストールさせることはできません。

それなのにLINEをしていないというだけで、落ち度もないのに業務連絡を伝えてくれないというのは、パワハラだといっても過言ではないでしょう。

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つまり 業務連絡にLINEを使っている会社では、LINEをしていない人に情報共有しないというパワハラが起きることも多く、業務に支障をきたしかねない 、と言えるでしょう。

公私混同となりやすい

LINEはメールなど他のSNSツールに比べると、気軽にメッセージを送ることができる点が特徴となっています。

そのため 業務連絡でLINEを使用しているはずが、いつの間にか業務には関係のない雑談が始まってしまうことも 珍しくありません。

仕事とプライベートを割り切っている人からすれば、仕事での馴れ合いは不快に感じるもの。

また業務連絡のLINE なのに雑談が入ると、肝心の業務連絡がどこに書いてあるのかがわからず、見落としかねないという弊害も起こります。

それに加えて グループラインに入っている場合は、自分が意図しない相手とつながる危険性も あります。

職場のグループラインから勝手に友だち登録されてしまい、個人的な連絡が来るようになるというトラブルが起きてしまうわけです。

以上のことから、 業務連絡ツールとしてLINEを使っている会社は公私混同しやすく、ゆえにレベルが低い と言わざるをえません。

LINEはとても便利なアプリですし、使うこと自体が悪いというわけではありません。

しかし、会社の業務連絡に使えるツールか？というと、けしておすすめはできないのも事実なんです。

なぜなら、LINEは情報漏えいしてしまいかねないリスクがあることや、気軽に連絡を取ることができることから公私混同してしまいやすいという面があるからです。

それだけにとどまらず、グループラインで公開処刑されるなどのパワハラやモラハラも引き起こされる危険性もあります。

実際、職場のグループラインを抜けたいと悩んでいる人も少なくありません。

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多くの人は個人のスマホのLINEを使って、職場の人と連絡を取っていることかと思いますが、そもそもそのこと自体が間違いなのです。

コンプライアンスがしっかりしている会社であれば、正社員には業務用のスマホを与えており、プライベートと混合しまうことはけしてありません。

そして業務用スマホにおいてもLINEは使わず、メールやSMSで連絡を取るように定めているのです。

もっと厳しい会社ではスマホではなく、あえてガラケーを支給しているところもあるくらいです。

ガラケーだと必然的にLINEはできませんから、安心安全ですよね。

このようなことから個人のスマホで、しかもLINEを使って業務連絡をするなんてもってのほかで、そんな会社は危機管理能力が欠如していると判断できます。