職場で連絡事項を伝達したはずが、うまく伝わっていなかった…ということ、ありませんか？
連絡事項が伝わっていなかったことが、仕事での大きなミスにつながることも少なくありません。
そのため連絡事項をきちんと伝えるということは、非常に大切なことになります。
職場での連絡事項の伝え方として主流なのは、相手に口頭で伝える、もしくはメモを残すという方法になります。
確実なのは相手に口頭で伝えることですが、忙しいときなんかは、メモを残しておくという方も多いでしょう。
しかしメモを残すという方法は、正確に情報が伝わらないことが多いのです。
ではいったい、どうしたら相手にちゃんと情報が伝えられるのか？
その方法は、口頭とメモの両方を使うことです。
さらにメモの書き方も重要で、適当に書いても誰もわかってはくれません。
つまり相手にわかってもらえるような書き方をしなければならないのです。
今回は、
- メモだけでは正確に情報が伝わらない理由
- わかりやすい伝達メモの書き方
- 最善の伝達方法は口頭で伝える+メモを残すこと
この3点について、解説していきます。
メモだけでは正確に情報が伝わらない理由
口頭で伝えるより、メモに残して伝えたほうが確実だと思っている人も多いかもしれません。
しかし、メモには以下のような難点もあります。
- メモを紛失してしまったら意味がない
- メモの内容を相手がきちんと理解しているかわからない
これらのことからメモを取るさいには、どんな紙にメモするか、メモの書き方はどうするかを考える必要があるといえるでしょう。
メモを紛失してしまったら意味がない
ほとんどの人が、メモをふせんやメモ用紙に書いていると思います。
わざわざ大きなノートを持ってきてメモを書く、ということはあまりしませんよね。
たしかに、 ふせんやメモ用紙は持ち運びにも邪魔にならず便利ですが、そのぶんなくしやすいものでもある のです。
メモを残す方法のネックは、紛失しやすいこと
ちゃんと机に貼り付けたはずなのに、いつの間にはがれてしまったり。
あとで見ようとしてポケットやかばんの中に入れたら、どこに行ったかわからなくなってしまったり。
そもそもメモを貼る場所も重要で、必ず相手の目につくところでなければなりません。
このため、メモを見てくれてると思っていたのに、実際はメモの存在すら覚えていない・気づいていなかったということが起こってしまうのです。
肝心のメモをなくされてしまっては、どうしようもありません 。メモの内容を相手がきちんと理解しているかわからない
メモを見てもらえたとしても、相手がその内容をきちんと理解している必要があります。
とはいえ、 文章だけですべてを理解してもらうことは、なかなか難しいもの です。
管理人
実際、字が汚くて読めなかったり、何を伝えたいのかわからないようなメモをもらうことがあります。正直そんなメモをもらっても、困惑するだけなんですよね。
相手がちゃんとメモの内容を理解しているのかは、こちらから確認しなければわかりません。
ちなみに連絡事項がしっかり伝わっていなかったときの責任は、メモを残した側にかかってきます。
そのため相手に内容を理解してもらえるよう、わかりやすくメモを書く必要があるのです。
わかりやすい伝達メモの書き方
相手に正しい情報を伝えるために、メモの書き方も一工夫しましょう。
メモには、5W1Hを盛り込むことが大切 です。5W1Hとは’When,Where,Who,What,Why,How’という英単語の総称で、日本語訳は以下のとおりです。
- いつ（When）
- どこで（Where）
- 誰が（Who）
- 何を（What）
- なぜ（Why）
- どのように（How）
これらの要素を明確にすれば、誰がみても内容をわかってもらえるようになります。
そしてさらに メモをした日や伝えたい相手の名前、メモを記した人間の名前も記入しておきましょう 。
管理人
信じられないかもしれませんが、私の勤める店ではメモした人間の名前もなく、誰あてに書いたかわからないメモを見かけます。連絡事項を伝えようという気が感じられません。
よくある例として、電話を受けたあとに伝言するシーンをあげてみます。
15時ごろ、B男さんから電話がありました。
受注の件で確認したいことがあるそうです。
折り返し電話をしてほしい、とのことです。
C美
上記の例では、いつ（15時ごろ）・誰が（B男さんから）・何を（電話があった）・なぜ（受注の件で確認したいことがある）・どのように（折り返し電話をしてほしい）という内容が記されています。
ここまで丁寧に書いていられない、というのであれば「B男さんから15時ごろ電話あり、受注の件とのこと。折り返しの電話必須」のような箇条書きでもいいでしょう。
それすら面倒くさいのであれば、あらかじめテンプレート化された電話メモを使用するのも一つの手です。
上記のようなふせんを使えば、面倒なメモも瞬時に完了します。
なにより相手にとって必要な情報を記すようなテンプレートになっていますので、ムダもありません。
最善の伝達方法は口頭で伝える+メモを残すこと
どんなにわかりやすくメモを書いたとしても、メモを残すだけでは、しっかり連絡事項を伝達できる方法とはいえません。
その逆にメモを残さない代わりに口頭で伝えるというのも、完全な方法ではありません。
ずばり 最善の伝達方法は、口頭で伝えることに加えメモも残すこと になります。
こうすれば、もし口頭での伝達を聞き逃したりしていても、メモを見ることでフォローできます。
さらにメモがあれば、言ったことが違うなどの問題になったさいに、有利な証拠として使うこともできます。
また口頭で伝えることは、万が一メモをなくしてしまったときの対応策になります。
実際、口頭とメモどちらか片方の手段しか取らなかった場合、のちのち連絡事項がきちんと伝わらず周囲に影響が出てきます。
私が休みの間に変わっていた。そのメモを頼りに準備するものがあったそうだ。
その引き継ぎを夕礼時、伝達されず、引き継ぎ用のノートにも書かれず、口頭でのみ伝わっていた…私以外の人たちに…— あっきー（四銃士RARC） (@okitakki1212) 2019年7月22日
二度手間に感じるかもしれませんが、連絡事項を伝えるさいはメモを残すだけではなく、ちゃんと口頭で再確認しましょう。
もちろん逆もしかりで、口頭で言ったあとには一応メモを残しておきましょう。
今までは連絡事項を言ったら、メモしたらそれで終わりと考えていた方もいるかもしれませんね。
しかし口頭で伝えるだけ、メモを残すだけのどちらかでは、情報が十分に相手には伝わらないのです。
特に口頭では何も言わずメモを貼っただけの状態では、トラブルが起きる可能性もあります。
口頭で伝えられた場合は疑問に感じたこともその場ですぐに質問することができますが、メモだとそういうわけにもいきません。
管理人
メモを見てわからないことがあっても、わざわざ「これどういうこと？」と聞くのも面倒なんですよね。まぁ、必要ならば直接言ってくるだろうと思ってますし。
情報を受け取る側はあくまで受動的で、もしわからないことがあっても、あえて自分から聞きに行くことはありません。
ですから間違った情報が伝わってしまったときの責任は、あくまで情報を伝えた側に生じてきます。
そのため情報を伝える側は、より正確な情報を伝達する必要があるわけです。
そしてより正確な情報を伝達するための最善策は、口頭で伝える+メモを残すという二つの方法を取ることになります。
二つの方法で伝達することは、手間がかかって少し面倒かもしれませんが、間違った情報が伝わってしまうともっと面倒なことになってしまいますよ。
さあ、あなたも今日から連絡事項は口頭とメモで伝えるようにしてみてください。
今まで、連絡事項がうまく伝わらずイライラしていたのなら、きっとそのイライラが解消されるはずです。